Checkliste Eintrittsprozess

Name/Vorname

Funktion/Personalkategorie

Abteilung

Kostenstelle/PSP-Element

Stellenantritt	befristet bis

Pensum	grösser/gleich 40% (IT-relevant)

Personalnummer

Vertrag an MA gesendet

(cc. Abt.ltg.)

Gruppierungszugehörigkeit

Abt.	Aufgabe	Erl. Datum / Wer
Vor Personalantrag
Zeiterfassung via TimeManagement ja nein Formular Arbeitsplan ausfüllen und mit Online-Personalantrag einreichen
Zeiterfassung von Hiwis im Stundenlohn obligatorisch via TimeManagement; Informationen und Einführung bei admin-psychologie@unibas.ch
Aufenthalts-/Arbeitsbewilligungen abklären und MA informieren (siehe PDF Übersicht der benötigten Unterlagen)
Unicard: Bei Neuanstellungen in den Personalkategorien Postdocs, WiMi, Admin, Technik/Labor Foto mit Online-Personalantrag senden
Online-Personalantrag an HRd senden (Fristen beachten)
Vor Stellenantritt
Begrüssungs-Mail an Mitarbeitenden (= 1. vertraglicher Arbeitstag, 9.00 Uhr, evtl. auf bereits anstehende Termine/Veranstaltungen hinweisen)
IT-Ausstattung (mind. 2 Wochen vor Arbeitsbeginn) IT-Mittel beantragen: Antrag auf IT-Mittel Systemberechtigungen beantragen: it-support-psycho@unibas.ch Eintrittstermin für Laptop-Übergabe vereinbaren: it-support-psycho@unibas.ch
Telefonie (Mutation oder Neuantrag) persönliche Nummer direkt bei ITS unpersönliche Nummer (z.B. Hiwi-Sammelnummern) melden an admin-psychologie@unibas.ch
Einarbeitungsplan erstellen
Schlüsseltermin vereinbaren unter: https://time.psychologie.unibas.ch/ (Depot von CHF 100.00 in bar; früheste Schlüsselübergabe am 1. Arbeitstag, unbezahlte Praktikanten nur unter Vorlage Praktikumsvertrag)
Signaletik / Büro- und Gangbeschriftung: Büronummer an admin-psychologie@unibas.ch melden, Tür-/Gangschild wird zeitnah aktualisiert
Büroausstattung vorhanden oder bestellt via admin-psychologie@unibas.ch
Visumsrechte und SAP-Zugänge klären und Unterlagen vorbereiten
Website/News u./o. Info-Screens (mind. 1 Woche vor Veröffentlichung): Fotos und Texte senden an admin-psychologie@unibas.ch
Administrativpersonal: Homeoffice ja nein Vereinbarung ausfüllen und an HRd senden
Bei mehreren Finanzierungsquellen die gewünschte Variante(n) für den Displayblock in der Personensuche auf www.unibas.ch festlegen
Erster Arbeitstag
Begrüssung durch Abteilung
Auf Corporate Identity + Vorlagen und E-Mail-Signatur hinweisen
Einführung der Mitarbeitenden in: Online Services (Ferien, Lohnabrechnungen/-ausweise, Adressänderungen, Unfallmeldungen etc.) Zeit- und/oder Absenzenerfassung (Arbeitszeitplan kennen, Ferien planen, Krankheitsabsenzen erfassen) Intranet & Website Fakultät für Psychologie Spesenabrechnungen / Travel Management Frankiermaschine Eigenes Postfach (ab Pers.kat. Doktorand, Postdoc, Technik/Labor, …) Wo ist was zu finden Falls Kinder: Formular Familien- und Kinderzulagen an MA senden
Einführung in Mitbestimmung und Gruppierungen an der Universität und Fakultät / Gruppierungszugehörigkeit siehe oben
evtl. Vertraulichkeitserklärung erstellen und unterschrieben an HR dezentral senden (Ablage eDossier)
Arbeitssicherheit & Notfälle: Kontaktperson Arbeitssicherheit nennen (KOPAS, Christiane Hummelsiep), Notausgänge zeigen, Sammelplatz im Evakuierungsfall zeigen, ggf. Interesse abfragen, als Ersthelfer und/oder Evakuierungshelfer zu fungieren, Info an admin-psychologie@unibas.ch
Eintrittstermin Geschäftsführung falls notwendig/sinnvoll vereinbaren: admin-psychologie@unibas.ch (Vorstellungsrunde, Einführung in Fakultät/Dekanat)
Eintrittstermin Studiendekanat falls notwendig/sinnvoll vereinbaren: michelle.guiglia@unibas.ch (Einführung in die Administration der Lehre, Raumbuchung, Lehraufträge)
Probezeitvereinbarung (Admin, Technik, Labor) unterzeichnete Kopie an HRd Doktoratsvereinbarung/Postdoktoratsvereinbarung innerhalb der ersten 6 Monate: unterzeichnete Kopie an HRd
Übernahme Festanstellung / Verlängerung Probezeit Termin bzw. Kopie an HRd spätestens 2 Wochen vor Ende Probezeit

Geht an: Abteilungssekretariat, Geschäftsführung, IT